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Vorlage - 2016/0036
Beschlussvorschlag:
a) Der Fachbereichsausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, den Beschluss zu c) zu fassen.
b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, den Beschluss zu c) zu fassen.
c) Der Rat fasst folgenden Beschluss:
Der Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2015 der Stadt Sehnde des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde sowie die Stellungnahme des Bürgermeisters zu diesem Bericht wird gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 NKomVG zustimmend zur Kenntnis genommen.
Sachverhalt:
Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungs-posten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Die Prüfung des Jahresabschlusses 2015 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.
Der Bereich der technischen Prüfung wird gemäß Vereinbarung durch das Rechnungs-prüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Die Stadt Sehnde hat keinerlei Einfluss darauf, wann die Prüfungen stattfinden werden. Nach Aussage der Region Hannover ist geplant, die technische Prüfung der Haushaltsjahre 2015 und 2016 zusammen im 2. Quartal durchzuführen. Da die technische Prüfung Bestandsteil des Jahresabschlusses ist, können die Beschlussfassung des Jahresabschlusses, die Feststellung des Ergebnisses sowie die Entlastung des Bürgermeisters derzeit noch nicht erfolgen. Sobald der Prüfungsbericht der Region Hannover vorliegt, kann der Rat gem. § 129 Abs. 1 NKomVG über die Jahresrechnung 2015 beschließen und über die Entlastung des Bürgermeisters entscheiden.
Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2015 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten. Das Haushaltsjahr 2015 schließt mit einem Fehlbetrag in Höhe von 130.962,75 € ab. Dieser teilt sich in einen Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis von 216.473,67 € und in einen Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 85.510,92 € auf. Der Jahresabschluss 2015 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz sowie dem Anhang mit insbesondere dem Rechenschaftsbericht ist dieser Vorlage beigefügt.
Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2015:
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat mir den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2015 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2015 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.
Im Anschluss an der Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2015 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der ich wie folgt Stellung nehme:
Anmerkung zu Punkt 2.2 Belegprüfung: „Inhalt und Umfang der Befugnisse zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit waren schriftlich geregelt. Allerdings wurden diese Regelungen nicht in allen Fällen beachtet (siehe auch Schlussberichte 2013, 2014).“
Stellungnahme: Wie bereits bei den Stellungnahmen zu den Vorjahresprüfungen erläutert, wird die Einhaltung der Regelungen zur Feststellung von Kassenanordnungen zukünftig stärker geprüft.
Anmerkungen zu Punkt 2.5 Steuerung: „Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt (siehe auch Schlussberichte 2013, 2014).“
Stellungnahme: Die Einführung einer rechtlich geforderten flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung ist eine sehr komplexe Thematik, die nicht innerhalb weniger Monate oder auch weniger Jahre vollständig umsetzbar ist. Von daher war der Aufbau dieser flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung zum Beginn des Haushaltsjahres 2015 nicht möglich. Der Aufbau dieses Steuerungselementes in der Haushaltswirtschaft ist bis heute nicht abgeschlossen, wird aber sukzessive vorangetrieben.
„Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt (siehe auch Schlussbericht 2013, 2014).“
Stellungnahme: Es wird zurzeit dran gearbeitet, das vorhandene Kontroll- und Steuerungssystem zukünftig stärker zu nutzen.
Anmerkungen zu Punkt 3.1 Haushaltssatzung (ohne Nachtragshaushaltssatzung/en): „Der vorgeschriebene Haushaltsausgleich war nicht gegeben. Die Ertrags-/Finanzwirtschaft reicht nach den Ansätzen nicht aus, um die Aufwendungen zu finanzieren.“
Stellungnahme: Aufgrund der vorhandenen Erkenntnisse zum Zeitpunkt der Haushaltsplanaufstellung war ein Haushaltsausgleich im Jahr 2015 nicht darzustellen.
Anmerkung zu 4. Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2015: „Festzuhalten ist, dass die Bilanz aus einer reinen Buchinventur entwickelt wurde. […] Außerdem sollte fünf Jahre nach der letzten körperlichen Bestandsaufnahme in Erwägung gezogen werden, die Anlagenbuchhaltung durch eine - zumindest stichprobenartige - körperliche Inventur zu überprüfen. Regelungen zu Art, Umfang und Ablauf der Inventur, sowie Inanspruchnahme der Ausnahmeregelung sollten darüber hinaus in einer Inventurrichtlinie festgehalten werden.“
Stellungnahme: Die Erstellung einer individuellen Inventurrichtlinie für die Stadt Sehnde ist seit längerem geplant. Auf Grund der verfügbaren Personalressourcen war die Umsetzung dieser Aufgabe jedoch bisher nicht möglich. Sobald entsprechende Ressourcen verfügbar sind, wird die Erstellung der Inventurrichtlinie im Rahmen der Arbeitsplanung berücksichtigt. Auch wird dann eine körperliche Inventur stattfinden.
Anmerkung zu Punkt 4.1.2.1 Beteiligungen: „Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt (siehe auch Schlussbericht 2013, 2014).“
Stellungnahme: Aus praktikablen Gründen wurden die Unterlagen einerseits über die Gründung und wesentliche Entscheidungen und andererseits über Ergebnisse in gesonderten Ordnern aufbewahrt. Dennoch werden zukünftig die entsprechenden Akten zusammengeführt.
Anmerkung zu Punkt 4.2.6 Rückstellungen: „Allerdings wurde nicht für alle bekannten Verbindlichkeiten eine Rückstellung gebildet, so dass diese Aufwendungen in den Haushalt 2016 verschoben wurden.“
Stellungnahme: Ab dem Haushaltsjahr 2016 wird verstärkt darauf geachtet, dass Rückstellungen für Verbindlichkeiten gebildet werden.
Anmerkung zu Punkt 4.3.3.1 Stellenplanentwicklung: „Die ausgewiesenen Personalaufwendungen waren mit den Angaben der Personalbuchhaltung/anderen Abstimmungsunterlagen (den Personalakten) nur zum Teil abstimmbar.“
Stellungnahme: Aus dem Entgeltabrechnungssystem werden Buchungslisten an das Finanzbuchführungssystem überspielt. Bisher bestand nicht die Möglichkeit, bestimmte Lohnarten, wie beispielsweise Gehaltseinbehalte, direkt auf das entsprechende Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger mit Bezeichnung zu verbuchen. Mittlerweile ist die Hinterlegung dieser Informationen möglich und eine entsprechende Verbuchung erfolgt. Eine Abstimmung zwischen dem Entgeltabrechnungssystem und dem Rechnungswesen kann auch dadurch erschwert werden, wenn es unterjährig zu manuellen Buchungen kommt, die nur im Rechnungswesen verbucht werden, aber nicht im Entgeltabrechnungssystem.
Anmerkung zu Punkt 4.3.4 Außerordentliche Erträge und Aufwendungen: „Die außerordentlichen Aufwendungen Sanierung des Brandschadens in der KGS wurden nur teilweise von den ordentlichen Aufwendungen zur Modernisierung der KGS abgegrenzt. Für derartige Konstellationen müssen zukünftig Vorkehrungen getroffen werden, um schon beim Eingang der Rechnungen eine Trennung zwischen ordentlichen und außerordentlichen Haushalt zu gewährleisten.“
Stellungnahme: Nach dem Brandschaden 2015 am Dach der KGS wurde nach einer ausführlichen Diskussion im Rat beschlossen, dass noch nicht zwingend notwendige Sanierungen am Baukörper des O-Traktes dennoch vorgenommen werden sollen. Aus diesem Grund war es in einigen Fällen nicht immer möglich, eine genaue Rechnungsabgrenzung zwischen Sanierungsmaßnahmen und Brandschaden vorzunehmen. In zukünftigen Fällen wird dies in der Planung und Abrechnung bereits berücksichtigt.
Anmerkungen zu Punkt 4.10 Haushaltsreste: „Die Voraussetzungen für die Bildung von Haushaltsresten waren nicht in allen Fällen gegeben. Das zur Bildung von Haushaltsresten vorgesehene ordnungsgemäße Verfahren wurde nur teilweise beachtet (siehe auch Schlussbericht 2013). […] Die Haushaltsreste für Aufwandsermächtigungen wurden im Rechenschaftsbericht teilweise nur unzureichend begründet (siehe auch Schlussberichte 2013, 2014). […] Hierbei ist zu beachten, dass die Höhe der Haushaltsreste seit 2013 kontinuierlich steigt. Auf die Prüfungsbemerkung und die Stellungnahme aus der Jahresprüfung 2014 wird hier hingewiesen. Für 2016 ist es erklärtes Ziel der Verwaltung, eine Reduktion der Haushaltsreste nach Anzahl und Höhe herbeizuführen.“
Stellungnahme: Ab dem Haushaltsjahr 2016 werden die Anzahl und die Höhe der Haushaltsreste für 2017 und die Folgejahre, soweit rechtlich und tatsächlich möglich, erheblich und kontinuierlich vermindert. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und das ordnungsgemäße Verfahren zur Bildung von Haushaltsresten werden beachtet und sehr eng ausgelegt.
Anmerkung zu Punkt 5.2 Zusammenfassung: „Wie schon im Abschlussbericht 2013 und 2014 mitgeteilt, ist die adäquate Personalausstattung der eingebundenen Bereiche unabdingbar. Durch die Umstellung auf die Doppik haben sich neue Aufgabenfelder ergeben, die eine zukunftsorientierte Steuerung ermöglichen sollen. Dies ist natürlich nur umsetzbar, wenn ausreichend gut ausgebildetes Personal vorhanden ist. Um zukünftig die Jahresabschlüsse und Gesamtabschlüsse frühzeitig vorzulegen und die bereits genutzten Instrumente auszubauen und zu verbessern, wird daher empfohlen zu mindestens die vorhandene Planstelle mit sach- und fachkundigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu besetzen. Insbesondere im Hinblick auf die bevorstehenden Veränderungen im Umsatzsteuerrecht und die hierdurch zu treffenden Vorbereitungen sollte hier Vorsorge getroffen werden.“
Stellungnahme: Die derzeit freie Stelle im Fachdienst Finanzen wird zum 01.01.2017 mit fachkundigem Personal besetzt. Allerdings kommen auch neue Aufgabengebiete auf den Fachdienst, wie beispielsweise die beschriebene Vorbereitung und Umsetzung des Systemwechsels in der Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand nach § 2a UStG sowie die Verlagerung des gesamten Erschließungs- und Straßenausbaubeitragsrechts, zu. Inwieweit mit der Besetzung der Stelle eine Verbesserung der beschriebenen Anmerkungen erreicht wird, kann derzeit noch nicht abschließend beurteilt werden.
Finanzielle Auswirkungen:
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